Dataskyddspolicy GDPR
Vi värnar om din personliga integritet och eftersträvar alltid en hög nivå av dataskydd. Denna dataskyddspolicy förklarar hur vi samlar in och använder din personliga information. Den beskriver också dina rättigheter. Det är viktigt att du tar del av och känner dig trygg i vår behandling av dina personuppgifter.
Vi behandlar personuppgifter när du söker bostad, när du sedan blir kund hos oss och i vissa fall även en tid efter att din tid som kund hos oss har upphört. Din integritet är viktig för oss och vi vill därför att du läser vidare i vår dataskyddspolicy för att få veta mer.
Vad är en personuppgift?
Personuppgifter är uppgifter som på ett eller annat sätt kan kopplas till din person.
Det kan vara direkta uppgifter som namn, adress, e-postadress, personnummer eller telefonnummer. Men det kan också vara indirekta uppgifter som lägenhetsnummer och IP-adress.
Vad är en behandling?
Med behandling menas allt man gör med personuppgifter. Exempel på behandling av personuppgifter är: insamling, registrering, lagring, bearbetning och spridning.
Personuppgiftsansvar
Personuppgiftsansvarig, det vill säga ansvarig för alla behandlingar av personuppgifter som utförs, är AB Väsbyhem, organisationsnummer 556476-7233.
Kontaktuppgifter
AB Väsbyhem
Box 125
194 22 Upplands Väsby
Telefon: 08-590 980 00
Dataskyddsombud
Vi har ett dataskyddsombud (DSO) som kontrollerar att vi behandlar dina personuppgifter korrekt. Vårt dataskyddsombud kan du kontakta genom e-post vasbydirekt@upplandsvasby.se eller telefon 08-590 970 00.
Bostadssökande
När du registrerar dig som sökande hos oss och hamnar i vårt register samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att administrera dina intresseanmälningar. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Uppgifterna ligger kvar så länge du väljer att vara registrerad hos oss. Om du avregistrerar dig eller inte förnyar din registrering raderas dina personuppgifter.
När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi till exempel uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi även behandla de uppgifterna.
Om du söker en studentlägenhet kommer vi att behandla antagningsbesked och kårmedlemskap eller andra erforderliga intyg som styrker att du kommer att studera under hyrestiden. Se Uthyrningspolicy.
Under hyresförhållandet
När du blir hyresgäst hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.
Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresfakturor och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig.
I vissa bostadsområden har vi utifrån intresseavvägning kamerabevakning för att öka trivseln och tryggheten samt för att förebygga brott. De platser som är kamerabevakade är tydligt uppmärkta. Filmerna innehåller endast bildupptagning och sparas i två veckor.
Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du bor i en studentlägenhet kommer vi till exempel att kontrollera att du studerar.
Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträden för behandling av dina personuppgifter. Det kan till exempel gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet, ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter driften av våra IT-system. Vi lämnar också ut dina personuppgifter för att kunna följa lagen eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.
Elektroniska nycklar
I många av Väsbyhems fastigheter använder vi oss av så kallade elektroniska nycklar (även kallade ”taggar”). I det elektroniska nyckelhanteringssystemet lagras dina/era dörröppningar och bokningsloggarna från tvättstugorna i nittio dagar. Dessa händelser är en form av personuppgifter.
Ändamålen med behandlingen av personuppgifterna är att du/ni ska kunna öppna de dörrar ni behöver i ert bostadsområde samt boka/debiteras för er tid i tvättstugan. På vissa adresser finns möjlighet att lägga in namn och telefonnummer på porttavlan/porttelefonen (telefon/nr syns ej) om du/ni som hyresgäst vill.
Hur länge sparas dina uppgifter?
När hyresförhållandet är slut kommer vi att gallra och rensa personuppgifter om dig men vissa uppgifter behöver vi spara i minst två år därefter, till exempel hyresavtalet, beslut från socialnämnd och studieintyg. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, till exempel betalningar, kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år.
Vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas av Offentlighets- och sekretesslagen. Offentlighetsprincipen innefattar en rätt för var och en att hos Väsbyhem ta del av allmänna handlingar. Denna rätt gäller dock inte om handlingarna innehåller uppgifter som är belagda med sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen gäller för personuppgift om det kan antas att ett utlämnande skulle medföra att uppgiften behandlas i strid med Dataskyddsförordningen.
Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, till exempel hyresavtal, brev och intyg. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter i handlingar enligt vår dokumenthanteringsplan.
Dina rättigheter
Du har rätt att:
- få information om vilka personuppgifter vi hanterar om dig, ett registerutdrag.
- få felaktiga uppgifter rättade.
- kräva att vi korrigerar vår behandling av dina personuppgifter om du till exempel anser att de inte är korrekta. På Mina sidor har du möjlighet att själv uppdatera dina uppgifter.
Om du inte tycker att vi behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen har du rätt att motsätta dig vår behandling. Det kan du göra både till oss och till Integritetsskyddsmyndigheten.
GDPR, General Data Protection Regulation
EU har beslutat om ett generellt dataskyddsdirektiv (GDPR - dataskyddsförordningen) för hela EU. Från och med den 25 maj 2018 blev direktivet ny dataskyddslag i Sverige. Den lagen ersatte den tidigare personuppgiftslagen, PUL. Lagen är subsidiär vilket innebär att andra lagar har företräde, som till exempel arkivlagen och bokföringslagen. Mycket är likt PUL, men kraven på hur vi som företag får behandla personuppgifter har skärpts och enskilda personers rättigheter till sina uppgifter har blivit starkare. Vi har anpassat våra rutiner till den nya lagen och säkerställt att vi följer de nya reglerna för hantering av personuppgifter